La gestion contractuelle ne se limite pas à l’archivage de documents. Pour en tirer pleinement parti — automatisation, conformité, pilotage — il faut une base solide : une structuration claire, cohérente et exploitable.

Chez Clepsiidre, nous accompagnons les entreprises dans la transformation de leur portefeuille de contrats en système pilotable. Voici les bonnes pratiques que nous recommandons.

1. Centraliser tous les contrats

Trop d’entreprises conservent leurs contrats éparpillés :

• Certains en PDF sur un disque partagé

• D’autres dans les mails, voire imprimés dans un classeur

👉 La première étape : tout regrouper dans un référentiel unique, en format numérique.
C’est la base de toute automatisation future.

2. Catégoriser vos contrats

Il est essentiel de pouvoir segmenter son portefeuille par :

• Type de contrat : prestation, maintenance, nettoyage, assistance…

• Nature juridique : public / privé, marché à bon de commande, cadre…

• Statut : actif, expiré, en renégociation, en contentieux

• Site ou client concerné : par établissement, ville ou région

Avec Clepsiidre, ces catégories peuvent être automatiquement extraites ou créées à la volée.

3. Associer les données clés à chaque contrat

Un contrat exploitable doit contenir :

• Sa date de signature et démarrage

• Son échéance, ou date de reconduction

• Les montants clés

• Les formules d’indexation

• Les obligations de l’entreprise (documents à fournir, actions à réaliser)

Avec Clepsiidre, ces données sont extraites automatiquement et peuvent déclencher des workflows, comme des alertes ou des relances.

4. Suivre les échéances et obligations

Un contrat structuré est un contrat qui sait parler. Il vous rappelle :

• Qu’il arrive à échéance dans 60 jours

• Qu’il faut envoyer une attestation URSSAF d’ici la fin du mois

• Que la révision tarifaire annuelle est prévue le 15 juillet

Clepsiidre vous aide à ne rien laisser passer, grâce à son moteur d’alertes intégré.

5. Connecter votre portefeuille à vos outils métier

Une fois les contrats structurés, vous pouvez :

• Exporter les données vers votre ERP ou CRM

• Visualiser les échéances dans un outil de BI

• Alimenter des reportings de suivi des engagements

Clepsiidre vous propose des exports en JSON, Excel ou via API.

En résumé

Un contrat bien structuré, c’est :

• Une donnée fiable

• Une visibilité claire

• Une capacité à automatiser et piloter

Clepsiidre vous aide à passer du simple archivage… à une vraie logique contractuelle orientée performance.