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Le jumeau numérique contractuel : une nouvelle ère pour la gestion des contrats

Pendant longtemps, les contrats étaient considérés comme de simples documents PDF archivés, consultés uniquement en cas de litige ou d’échéance importante.
Aujourd’hui, les avancées technologiques permettent de transformer ces documents en véritables actifs numériques.
C’est le principe du jumeau numérique contractuel.

Qu’est-ce qu’un jumeau numérique contractuel ?

Le jumeau numérique contractuel est une représentation structurée, intelligente et dynamique d’un contrat.
À partir d’un document (PDF ou scanné), Clepsiidre extrait les données clés, les organise sous une forme exploitable, et les relie à des actions automatiques.
Résultat : le contrat devient un élément actif du système d’information de l’entreprise.

Que contient un jumeau numérique contractuel ?

Une fois analysé par Clepsiidre, chaque contrat est transformé en une base de données enrichie, contenant notamment :

• Les dates clés
  Signature, démarrage, échéance, reconduction, résiliation, délais de préavis…

• Les informations financières
  Montants, acomptes, seuils, formules d’indexation (BT01, ICHTrev, FSD…)

• Les obligations documentaires
  Attestations URSSAF, fiscales, d’assurance, pièces justificatives

• Les données administratives
  Donneur d’ordre, SIRET, adresses, contacts référents…

• La nature du contrat
  Type (public/privé, marché à bons de commande…), secteur (nettoyage, maintenance, sécurité…)

• Les clauses sensibles
  Pénalités, modalités de résiliation, engagements contractuels spécifiques

À quoi sert un jumeau numérique contractuel ?

Le jumeau numérique contractuel permet de passer d’une logique de gestion passive à une logique proactive et automatisée. Il permet notamment de :

• Être notifié à l’approche des échéances

• Calculer automatiquement les révisions tarifaires selon les formules contractuelles

• Générer les courriers, avenants ou notifications nécessaires

• Suivre les obligations documentaires en temps réel

• Connecter les données contractuelles à un ERP, un CRM ou un outil de BI

Pourquoi maintenant ?

Grâce aux avancées de l’intelligence artificielle, de l’OCR et des modèles de langage spécialisés (LLM), il est désormais possible d’automatiser des tâches complexes à partir de documents contractuels.
Clepsiidre rend cela accessible, sans ressaisie, ni développement spécifique.

Une solution pensée pour les PME et ETI

Clepsiidre est particulièrement adaptée aux entreprises confrontées à une volumétrie importante de contrats longs ou complexes (nettoyage, maintenance, transport, sécurité…).
La solution permet de structurer l’ensemble du portefeuille contractuel, de gagner en visibilité, en conformité, et en réactivité.

En résumé

Le jumeau numérique contractuel constitue une avancée majeure dans la digitalisation de la gestion des contrats.
Il transforme des documents figés en données exploitables, connectées et intelligentes — au service de la performance opérationnelle.

Dans de nombreux secteurs (nettoyage, maintenance, sécurité, services), les contrats pluriannuels prévoient une révision annuelle des prix.
Ces clauses sont souvent oubliées, mal appliquées ou sources de litige.

Chez Clepsiidre, nous avons intégré une fonctionnalité de calcul automatique des révisions tarifaires, qui transforme un processus chronophage et risqué… en un simple rappel déclenché automatiquement.

Pourquoi automatiser les révisions tarifaires ?

Lorsqu’un contrat intègre une formule de révision (ex : BT01, ICHTrev, FSD, etc.), il devient crucial de :

• Identifier l’échéance de révision

• Appliquer la bonne formule

• Utiliser le bon indice

• Calculer le nouveau montant

• Informer son client dans les délais

Ce travail est souvent manuel, dispersé, oublié.
Un oubli coûte en rentabilité, une erreur peut coûter un client.

Comment fonctionne Clepsiidre ?

Clepsiidre détecte automatiquement :

• La présence d’une clause d’indexation dans un contrat

• Le type de formule (ex : “P = Po × (In/Io)”)

• L’indice de référence (ex : BT01, SYNTEC, ILAT…)

• L’échéance de révision annuelle (ou pluriannuelle)

Ensuite, Clepsiidre :

• Connecte l’indice à jour (via l’INSEE ou une base privée)

• Calcule automatiquement le nouveau prix

• Génère le document à transmettre (notification client ou avenant)

• Archive l’opération et relance si nécessaire

Avantages pour les PME

Grâce à la révision automatique des prix, nos clients :

• Ne manquent plus aucune échéance

• Appliquent systématiquement les hausses prévues

• Gagnent du temps de gestion

• Fiabilisent leurs marges

Un moteur prêt à s’adapter

Notre moteur de révision est conçu pour s’adapter à différents secteurs et modèles :

• Révisions en pourcentage fixe ou via indice

• Multi-formules possibles dans un contrat

• Prise en charge des arrondis, planchers, plafonds

Nous prenons aussi en compte les cas spécifiques comme :

• Les indexations mixtes (double indice)

• Les clauses avec déclenchement conditionnel

• L’absence d’indice sur une période donnée

En résumé

Avec Clepsiidre, la clause de révision tarifaire ne dort plus dans un classeur.
Elle vit, elle est suivie, exécutée, documentée.
Vos prix évoluent comme prévu. Vos marges aussi.

L’intelligence artificielle fait beaucoup parler d’elle, mais dans le domaine de la gestion contractuelle, elle reste encore largement sous-exploitée.
Avec l’émergence des LLM (Large Language Models), une nouvelle porte s’ouvre : celle de la compréhension profonde des contrats.

Chez Clepsiidre, nous avons intégré cette technologie pour aller au-delà de la simple lecture.
Nous faisons de l’IA un assistant juridique, administratif et opérationnel, capable d'interpréter le contrat comme le ferait un humain… en mieux.

Ce que l’IA faisait déjà : la lecture automatique

L’OCR permettait depuis longtemps de transformer un PDF en texte brut.
Des outils extrayaient des dates, montants ou intitulés via des règles simples.

Mais ces méthodes atteignaient vite leurs limites :

• En présence de contrats non standardisés

• Lorsqu’il fallait interpréter une clause floue

• Ou comprendre une formule complexe

Ce que les LLM changent : la compréhension

Grâce à un LLM entraîné spécifiquement sur des documents contractuels, Clepsiidre est capable de :

• Reconnaître la nature d’un contrat (nettoyage, maintenance, marché public…)

• Identifier les clauses clés, même formulées différemment (pénalités, indexations, obligations documentaires…)

• Extraire les formules d’indexation et les structurer de manière exploitable

• Repérer les engagements à risque ou sensibles

En clair : notre IA ne se contente pas de lire.
Elle comprend.

Exemples concrets

🧾 Un contrat mentionne : “Les prix seront révisés annuellement selon la variation de l’indice BT01.”
✅ Clepsiidre le comprend, extrait l’information, associe la bonne formule et la relie au bon indice.

📅 Une clause stipule : “Le contrat est renouvelé tacitement tous les 12 mois.”
✅ Clepsiidre crée automatiquement une échéance et un rappel.

⚠️ Une pénalité est prévue en cas de non-remise d’attestation d’assurance.
✅ Une alerte est générée, et une tâche de relance programmée à la bonne date.

Vers une gestion augmentée

L’apport de l’IA ne consiste pas à remplacer le juriste ou le gestionnaire, mais à :

• Réduire les erreurs et oublis

• Gagner un temps considérable

• Révéler des informations que personne ne surveillait

• Fournir des données exploitables à tous les niveaux de l’entreprise

En résumé

Les LLM ouvrent une nouvelle ère : celle d’une gestion contractuelle augmentée.
Avec Clepsiidre, l’IA devient un moteur d’analyse, de pilotage et d’automatisation.

La gestion contractuelle ne se limite pas à l’archivage de documents. Pour en tirer pleinement parti — automatisation, conformité, pilotage — il faut une base solide : une structuration claire, cohérente et exploitable.

Chez Clepsiidre, nous accompagnons les entreprises dans la transformation de leur portefeuille de contrats en système pilotable. Voici les bonnes pratiques que nous recommandons.

1. Centraliser tous les contrats

Trop d’entreprises conservent leurs contrats éparpillés :

• Certains en PDF sur un disque partagé

• D’autres dans les mails, voire imprimés dans un classeur

👉 La première étape : tout regrouper dans un référentiel unique, en format numérique.
C’est la base de toute automatisation future.

2. Catégoriser vos contrats

Il est essentiel de pouvoir segmenter son portefeuille par :

• Type de contrat : prestation, maintenance, nettoyage, assistance…

• Nature juridique : public / privé, marché à bon de commande, cadre…

• Statut : actif, expiré, en renégociation, en contentieux

• Site ou client concerné : par établissement, ville ou région

Avec Clepsiidre, ces catégories peuvent être automatiquement extraites ou créées à la volée.

3. Associer les données clés à chaque contrat

Un contrat exploitable doit contenir :

• Sa date de signature et démarrage

• Son échéance, ou date de reconduction

• Les montants clés

• Les formules d’indexation

• Les obligations de l’entreprise (documents à fournir, actions à réaliser)

Avec Clepsiidre, ces données sont extraites automatiquement et peuvent déclencher des workflows, comme des alertes ou des relances.

4. Suivre les échéances et obligations

Un contrat structuré est un contrat qui sait parler. Il vous rappelle :

• Qu’il arrive à échéance dans 60 jours

• Qu’il faut envoyer une attestation URSSAF d’ici la fin du mois

• Que la révision tarifaire annuelle est prévue le 15 juillet

Clepsiidre vous aide à ne rien laisser passer, grâce à son moteur d’alertes intégré.

5. Connecter votre portefeuille à vos outils métier

Une fois les contrats structurés, vous pouvez :

• Exporter les données vers votre ERP ou CRM

• Visualiser les échéances dans un outil de BI

• Alimenter des reportings de suivi des engagements

Clepsiidre vous propose des exports en JSON, Excel ou via API.

En résumé

Un contrat bien structuré, c’est :

• Une donnée fiable

• Une visibilité claire

• Une capacité à automatiser et piloter

Clepsiidre vous aide à passer du simple archivage… à une vraie logique contractuelle orientée performance.